ÖBB/ASFINAG: Neue Vergabeplattform für mehr Effizienz

(Foto: Öbb/Pellizzari)
Einkauf soll nun mit Provia effizienter ablaufen. ((Foto: Öbb/Pellizzari))

02.03.2016, Wien: Effiziente, rechtssichere Ausschreibungen mit deutlich weniger Bürokratie-Aufwand: Das soll durch die neue Vergabeplattform PROVIA - eine Eigenentwicklung der ÖBB in Kooperation mit ASFINAG - erreicht werden. Diese eProcurement Initiative von ÖBB und ASFINAG bildet strategische Einkaufsprozesse ganzheitlich ab - von der Planung, über die Ausschreibung, der Verhandlung bis hin zum Vertragsabschluss.

Die nutzerfreundliche Gestaltung von Provia, unterstützt auch KMU‘s einfacher als bisher bei den öffentlichen Ausschreibungen der ÖBB und ASFINAG mitzubieten und Aufträge zu bekommen. Provia ist dabei eine voll integrierte Lösung, die mandantenfähig ist und Implementierung/Anbindung anderer Unternehmen jederzeit möglich macht,  ein weiterer Schritt in Richtung Bürokratieabbau und Kundenorientierung durch mehr Komfort. Bisherige Vergabeverfahren waren aufgrund der in Form von zahlreichen Ausdrucken eingereichten Unterlagen ein zeitaufwendiges Unterfangen. Mit Provia wird im Ausschreibungsprozess durch elektronische Tools Papier gespart und die Bearbeitungsdauer beschleunigt. Das führt zu rechtssicheren, transparenten Abläufen, sichert Qualität und reduziert Kosten. Provia steht auch anderen Unternehmen, die ihre Ausschreibungen elektronisch abbilden möchten, gegen Gebühr zur Verfügung Mit Provia nehmen die ÖBB und ASFINAG die neue EU-Vergaberichtlinie, die ab 2017 gilt, vorweg. Das Portal ist unter www.provia.at erreichbar, jährlich vergeben die ÖBB dort ein Auftragsvolumen von etwa 2,5 Mrd Euro, die ASFINAG Aufträge in der Höhe von rund einer Milliarde Euro.

"Vorreiter bei Digitalisierung"
Brigitte Schüßler, ÖBB- Holding, Leiterin Strategischer Einkauf: "Mit unserem neuen Bieterportal Provia sind wir Vorreiter in der Digitalisierung der Einkaufsprozesse und haben die EU-rechtlichen Vorgaben bereits jetzt umgesetzt. Die moderne und voll integrierte Plattform Provia kann allen Beteiligten - also allen Bietern, Einkäufern und Auftraggebern – zur Verfügung gestellt werden. Somit wird der Einkaufsprozess unbürokratisch, rasch, sicher und rechtskonform durchlaufen." Alexander Walcher, Geschäftsführer ASFINAG Bau Management meint hierzu: "Als Infrastrukturdienstleister bauen wir unsere Services kontinuierlich aus. Das gilt jetzt auch für die Entwicklung des zukunftsweisenden Vergabe-Portals Provia. Bei einem jährlichen Auftragsvolumen von einer Milliarde Euro in Autobahnen braucht es bieterfreundliche und transparente Abläufe. Provia garantiert einen unbürokratischen und dabei jederzeit nachvollziehbaren Vergabeprozess. Davon profitiert die Wirtschaft wie die ASFINAG."      

Durchgängig elektronisch
Die ÖBB sind Österreichs umweltfreundlichster Mobilitätsanbieter, die ASFINAG ein nachhaltiger Erbauer und Betreiber von Straßeninfrastruktur, und bei jedem Arbeitsschritt auf eine Ressource schonende Handhabung bedacht. Seit Jahren werden Vergabeverfahren auf elektronischem Weg mit den Systemen @AVA und M2C durchgeführt. Mit Provia wird nun die Systemlandschaft vereinfacht, die beiden alten Systeme abgelöst und nur noch eine Ausschreibungsplattform verwendet – das spart vor allem Zeit und Geld. Provia ist eine Kooperation zwischen ÖBB und ASFINAG und bringt zahlreiche Verbesserungen und auch neue Features. Dazu gehört die durchgängig elektronische Vergabegenehmigung, die auch den so genannten Schlussbrief beinhaltet. Durch dieses Verfahren können den Auftragnehmern jetzt auch Schlussbriefe elektronisch zur Verfügung gestellt werden: Das Hin- und Herschicken umweltbelastender Papiere per Post ist damit Geschichte. Möglich macht das die qualifizierte elektronische Signatur - mit ihr können Dokumente direkt am Computer unterschrieben werden. Hilfreich ist auch, dass Anwender jetzt über ihren Laptop, ihr Tablet oder auch übers Handy mit Provia arbeiten können. Angebotsabgaben sind durch Provia ohne Systembruch möglich, das unterstützt interne und externe Prozesse eines Vergabeverfahrens. Die Implementierung und Abbildung sämtlicher Verfahrensarten ist möglich. Darüber hinaus ist die Plattform rechtssicher und revisionssicher.

Vollbetrieb seit Oktober
Das neue System wird nun in Etappen implementiert. Im ersten Schritt wurden bereits alle Direktvergaben über Provia abgewickelt, seit Oktober kommen auch die restlichen Verfahrensarten bis zum Vollbetrieb dazu.  Die bisherigen Plattformen bleiben so lange in Betrieb, bis alle laufenden Vergaben darauf abgeschlossen sind bzw. weiterhin zur Dokumentation verfügbar.